إدارة متطلبات البنية المؤسسية
إدارة منهجية لمتطلبات البنية المؤسسية من خلال سجل مركزي وخطوات موحدة: اعتماد، متابعة الحالة، ودراسة أثر التغيير حتى الإغلاق.
ما هي إدارة متطلبات البنية المؤسسية؟
أهداف إدارة متطلبات البنية المؤسسية
توضيح الإجراءات اللازمة لإدارة المتطلبات الخاصة بمجالات البنية المؤسسية والتأكد من متابعتها في مختلف مراحل دورة تطوير البنية المؤسسية.
توثيق متطلبات البنية المؤسسية في سجل شامل.
تحديث وحوكمة حالة تلك المتطلبات من وقت نشأتها حتى تطبيقها أو إغلاقها.
تحقيق فعالية أكبر في حوكمة ومتابعة المتطلبات؛ ويفضل استخدام أداة رقمية للبنية المؤسسية لرقمنة أعمال مكتب البنية المؤسسية في الجهة.
السجل المركزي للمتطلبات (مستودع متطلبات البنية المؤسسية)
بعد دراسة المتطلبات الواردة واعتمادها كمتطلبات صحيحة للبنية المؤسسية خلال مرحلة تحديد نطاق عمل دورة التطوير، يقوم كبير مهندسي البنية المؤسسية بتوثيق تفاصيل كل متطلب في السجل على النحو التالي.
حقول توثيق المتطلب
رمز المتطلب: الرمز التعريفي للمتطلب للمتابعة.
نص المتطلب: شرح المتطلب الذي يصف التحدي الذي يتطلب معالجته من خلال مكونات البنية المؤسسية.
مصدر المتطلب: المصدر الذي نتج عنه هذا المتطلب.
مجال المتطلب: مجال البنية المؤسسية الرئيسي المرتبط بالمتطلب.
مجالات البنية المؤسسية المتأثرة بالمتطلب: المجال أو المجالات التي يجب تطوير مكوناتها لمعالجة التحدي (بناء على تحليل فريق عمل البنية المؤسسية).
المتطلبات ذات العلاقة: رمز أو رموز المتطلبات المرتبطة والتي قد تؤثر في هذا المتطلب.
حالة المتطلب: مدى التقدم في معالجة المتطلب. الحالات المحتملة: معتمد، موقوف، ملغي، مرحلة الوضع الراهن، مرحلة الوضع المستقبلي، مخطط للتنفيذ، قيد التنفيذ، منجز.
أولوية التنفيذ: درجة أهمية معالجة المتطلب (مرتفع، متوسط، متدني) وفق معايير الأولوية أدناه.
معايير تحديد أولوية المتطلبات
بعد اعتماد متطلب جديد، يدرس كبير مهندسي البنية المؤسسية وفريق العمل أثر المتطلب الجديد على قائمة المتطلبات المعتمدة ويعيد تحديد الأولويات، مع الأخذ بعين الاعتبار:
الاعتمادية بين المتطلبات.
ارتباط المتطلب بالأولويات الاستراتيجية للجهة.
تحقيق المتطلب للامتثال مع سياسات أو تشريعات وطنية.
وجود محددات زمنية لتطبيق المتطلب قد ينتج عن عدم الالتزام بها آثار سلبية على الجهة.
القدرات والكوادر البشرية المتوفرة للعمل على المتطلب.
خطوات مرحلة إدارة متطلبات البنية المؤسسية
الخطوة الأولى: اعتماد متطلبات البنية المؤسسية
المدخلات: ميثاق دورة تطوير البنية المؤسسية، متطلبات البنية المؤسسية، مخرجات إجراءات حوكمة البنية المؤسسية، مستودع متطلبات البنية المؤسسية.
المخرجات: متطلبات البنية المؤسسية المحدثة.
تهدف هذه الخطوة إلى توثيق متطلبات البنية المؤسسية الواردة إلى فريق عمل البنية المؤسسية واعتمادها. يتم توثيق كل متطلب بالحقول المذكورة أعلاه، ثم دراسة أثر المتطلب الجديد على قائمة المتطلبات المعتمدة وإعادة تحديد الأولويات وفق معايير الأولوية.
الخطوة الثانية: متابعة حالة متطلبات البنية المؤسسية
المدخلات: متطلبات البنية المؤسسية المحدثة.
المخرجات: حالة متطلبات البنية المؤسسية.
تهدف إلى متابعة حالة المتطلبات المعتمدة. يتأكد فريق عمل البنية المؤسسية من بدء معالجة المتطلبات المضمنة في احدى دورات تطوير المكونات ويحدث حالة المتطلب. تتم المتابعة من نشأة المتطلب حتى إغلاقه (بالانتهاء من تنفيذه أو بإيقافه وإغلاقه). يحدث الحالة: بعد انتهاء كل مرحلة من مراحل الدورة؛ عند إلغاء المتطلب لأسباب تتعلق بالأعمال أو التقنية؛ عند حدوث تغيير من صاحب العلاقة؛ أثناء تنفيذ المبادرة عبر إجراءات حوكمة البنية المؤسسية؛ عند اعتماد متطلب جديد يؤثر في الأولوية أو نطاق المتطلب الحالي. يتواصل الفريق مع أصحاب العلاقة لتوضيح أسباب التغيير ومناقشة الأثر وفق الخطوة التالية (دراسة أثر التغيير).
الخطوة الثالثة: دراسة أثر تغيير متطلبات البنية المؤسسية
المدخلات: متطلبات البنية المؤسسية المحدثة، ميثاق دورة التطوير، كافة مخرجات مراحل دورة تطوير البنية المؤسسية.
المخرجات: دراسة أثر التغيير على متطلبات البنية المؤسسية.
تهدف إلى دراسة آثار التغيير على المتطلبات التي يتم العمل على معالجتها في أحد مراحل أو دورات التطوير. أثناء تنفيذ دورة التطوير: يقيم الفريق حجم اثر تغيير المتطلب على نطاق الدورة. النتيجة تكون: عدم الحاجة إلى تغيير نطاق العمل (أثر طفيف)، أو الحاجة لتغيير نطاق العمل وإعادة الجدولة (أثر متوسط)، أو إيقاف دورة التطوير وتنفيذ مرحلة تعريف نطاق الدورة من جديد (أثر كبير). أثناء تنفيذ المبادرات/المشاريع الرقمية (عبر إجراءات حوكمة البنية المؤسسية): إما توافق مخرجات المشروع مع المتطلبات (تحديث حالة المتطلب فقط)، أو تباين طفيف (تنفيذ إجراء إدارة الإعفاءات المؤقتة وتحديث المتطلب مع بيان استثناء/إعفاء)، أو عدم توافق (دراسة أسباب عدم التوافق واتخاذ الإجراء المناسب: رفض التعديل إن لم يوجد مسوغ، أو تحديث المتطلب وحالته بناء على مسوغ صحيح).
الاعتبارات الإرشادية المرتبطة بإدارة متطلبات البنية المؤسسية
تلخص النقاط التالية اعتبارات إرشادية عند تطبيق مرحلة إدارة متطلبات البنية المؤسسية:
على فريق عمل البنية المؤسسية تتبع التغييرات التي تتم على المتطلبات (سواء حدثها صاحب العلاقة أو الفريق) مع توضيح سبب التغيير.
تطبيق إجراءات حوكمة البنية المؤسسية عند مراجعة قائمة المشاريع الحالية والمجدولة واتخاذ قرار بتعديل نطاق عملها بما يخدم فائدة الجهة.
عند دراسة واعتماد متطلبات البنية المؤسسية، على كبير مهندسي البنية المؤسسية أن يأخذ بعين الاعتبار: افتراضات ومحددات المتطلبات؛ المبادئ الخاصة بالمجال أو المجالات التي يؤثر عليها المتطلب؛ السياسات التي تؤثر على المتطلبات؛ المعايير التي يجب أن تستوفيها المتطلبات؛ المبادئ التوجيهية المرتبطة بالمتطلبات.
ترتبط إدارة متطلبات البنية المؤسسية بإجراءات حوكمة البنية المؤسسية في الجهة؛ لذلك من المهم أخذها بعين الاعتبار عند تنفيذ خطوات إدارة المتطلبات.
من المهم التواصل بشكل مستمر مع مدراء المشاريع التي تعنى بمعالجة متطلبات البنية المؤسسية من أجل ضمان تقديم تصور واضح ودقيق عن حالة تنفيذ المتطلبات المرتبطة بتلك المشاريع.
مصفوفة توزيع المسؤوليات (RACI)
تطبق نفس التوزيع على الخطوات الثلاث (اعتماد المتطلبات، متابعة الحالة، دراسة أثر التغيير):
كبير مهندسي البنية المؤسسية: المساءلة (A – Accountable)
فريق عمل البنية المؤسسية: المسؤولية (R – Responsible)
الوحدات التنظيمية المعنية في الجهة (مثل التميز المؤسسي، إدارة إجراءات العمل، تصميم الخدمات، تطوير السياسات، الموارد البشرية وغيرها) وأصحاب العلاقة من جانب الأعمال والتقنية: الاستشارة / الإطلاع (C / I – Consulted / Informed)
المخرجات المتوقعة
وفق الدليل الاسترشادي، من المخرجات المتوقعة لمرحلة إدارة متطلبات البنية المؤسسية:
قائمة متطلبات البنية المؤسسية والربط مع الوضع المستقبلي (مشاريع، قدرات، فجوات، تغييرات في التصاميم أو البنى المعمارية).
ربط متطلبات البنية المؤسسية مع مبادئ البنية المؤسسية (لكل مجال).
حالة الامتثال لمتطلبات البنية المؤسسية (ممتثل، غير ممتثل، ممتثل جزئيا، لا ينطبق، غير معروف) — للمواصفات الفنية للمشاريع والكراسات والتصاميم والعروض الفنية وغيرها.
أمثلة توضيحية
يتضمن الدليل أمثلة على: قائمة متطلبات مع الربط بالوضع المستقبلي؛ مصفوفة ربط متطلبات الأعمال بمبادئ الأعمال (وبالمثل لباقي المجالات)； وجدول حالة الامتثال للمواصفات الفنية للمشاريع مقابل متطلبات البنية المؤسسية. الجهات تستفيد منها كمرجع عند إعداد السجل وتقارير دراسة الأثر والامتثال.
مدخلات العملية
تختلف المدخلات حسب الخطوة: للخطوة الأولى (ميثاق الدورة، المتطلبات، مخرجات حوكمة البنية المؤسسية، المستودع)؛ للخطوة الثانية (المتطلبات المحدثة)؛ للخطوة الثالثة (المتطلبات المحدثة، الميثاق، كافة مخرجات مراحل الدورة).