وفق المنهجية الوطنية، يخطط فريق البنية المؤسسية لإشراك أصحاب المصلحة بناء على صلاحية اتخاذ القرار ومستوى التأثير، ثم يحدد قنوات التواصل ومستوى رسميته، ودوريته ووقته، ومستوى المعلومات التي تقدم لكل صاحب مصلحة بحسب طبيعته.
في سطور
موقع هذه الصفحة: إشراك أصحاب المصلحة في ممارسة البنية المؤسسية (طبقة النموذج التشغيلي)، باستخدام إطار أصحاب المصلحة المعتمد في نورا.
إشراك أصحاب المصلحة من الوحدات التنظيمية داخل الجهة وخارجها ركن في كل مرحلة من مراحل دورة تطوير البنية المؤسسية.
تشمل دراسة أصحاب المصلحة تحديد صلاحية اتخاذ القرار ومستوى التأثير على التغيير.
يقوم تخطيط الإشراك على أربعة محاور: دورية الإشراك ووقته، والقنوات ومستوى الرسمية، ومستوى المعلومات التي تقدم لكل صاحب مصلحة.
يختار فريق العمل وسيلة التواصل المناسبة من اجتماع أو ورشة عمل أو استبيان بحسب عدد أصحاب المصلحة وتنوعهم وطبيعة الموضوعات المطروحة.
أصحاب المصلحة ووسائل التواصل المناسبة
أصحاب المصلحة
وسائل التواصل
الإدارة العليا في الجهة
اجتماعات لاعتماد نطاق دورة التطوير وميثاقها، وتقارير دورية بمستوى رسمية مرتفع لاعتماد التوجهات الإستراتيجية المستقبلية وخارطة الطريق.
أصحاب المصلحة من الأعمال والتقنية داخل الجهة
اجتماعات وورش عمل تفصيلية مع كبير مهندسي البنية المؤسسية ومهندسي المجالات لجمع البيانات وتثبيت المتطلبات.
الوحدات التنظيمية المعنية في الجهة
مشاركة نماذج جمع البيانات لاستكمالها وإعادتها، أو تنظيم ورش عمل واجتماعات لتحديد البيانات اللازمة.
أصحاب المصلحة من خارج الجهة
تواصل يصمم بحسب طبيعة العلاقة وهدف الإشراك، مع تحديد مستوى المعلومات المسموح بمشاركتها معهم.
كيفية تخطيط إشراك أصحاب المصلحة
01
تحديد أصحاب المصلحة المشمولين
دراسة وتحديد أصحاب المصلحة المشمولين في نطاق دورة تطوير مكونات البنية المؤسسية، من داخل الجهة وخارجها.
02
دراسة صلاحية اتخاذ القرار
تحديد صلاحية صاحب المصلحة في اتخاذ القرارات بشأن التغيير على مكونات البنية المؤسسية، لإزالة أي لبس وعدم تأخير اعتماد التغييرات المقترحة.
03
تحديد مستوى التأثير
فهم طبيعة تأثير صاحب المصلحة على التغيير، وضمان تعاونه واستعداده لقبوله.
04
تحديد دورية الإشراك ووقته
ضبط متى يشرك صاحب المصلحة وكم مرة، بحيث تتوازن استمرارية مدخلاته مع جدول دورة التطوير.
05
اختيار القنوات ومستوى رسمية التواصل
اختيار القنوات المناسبة (اجتماعات مباشرة، أو ورش عمل، أو استبيانات) وتحديد مستوى الرسمية بحسب نوع المعلومات والدور.
06
تحديد مستوى المعلومات
تحديد مستوى المعلومات والتفاصيل التي تقدم لصاحب المصلحة، بما يتناسب مع صلاحياته ومستوى مشاركته.
الخلاصة
الخلاصة
يختار فريق البنية المؤسسية أنسب وسيلة للتواصل مع أصحاب المصلحة لجمع احتياجاتهم ومتطلباتهم على وجه دقيق، سواء عبر الاجتماعات المباشرة أو ورش العمل أو الاستبيانات، بحسب عدد أصحاب المصلحة وتنوعهم وطبيعة الموضوعات المطروحة.
